Hồ Sơ Dự Toán Là Gì

Thanh toán - quyết toán là bước cuối cùng của dự án trước khi đưa vào sử dụng. Mà để thực hiện được bước này, cần phải có bộ hồ sơ thanh toán công trình. Vậy, hồ sơ thanh toán công trình là gì? Cần có những giấy tờ gì? Các căn cứ để lập hồ sơ thanh toán - quyết toán là gì? Mời bạn tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Đối với hợp đồng theo giá kết hợp

Thanh toán được thực hiện tương ứng với các loại hợp đồng đã được đề cập ở trên.

Đối với khối lượng công việc phát sinh chưa được đề cập hoặc chưa có đơn giá trong hợp đồng, thì việc thanh toán được thực hiện theo thỏa thuận mà các bên đã thống nhất trước và phải phù hợp với quy định hiện hành.

Các căn cứ để lập hồ sơ thanh toán - quyết toán

Thứ nhất là căn cứ vào hợp đồng đã ký của chủ thầu với chủ đầu tư. Thứ hai là căn cứ vào các quy định của nhà nước gồm:

Việc thanh toán hợp đồng phải dựa trên nền tảng là loại hợp đồng đó là gì, giá hợp đồng đó ra sao và các điều kiện đã được nêu trong hợp đồng như: số lần thanh toán, thời điểm thanh toán, hồ sơ thanh toán công trình, thời hạn thanh toán và điều kiện thanh toán. Chủ đầu tư và đại diện nhà thầu phải có trách nhiệm tuân thủ các điều kiện bên trong hợp đồng theo quy định hiện hành của nhà nước.

Thanh toán theo tỷ lệ phần trăm giá hợp đồng hoặc giá công trình, hạng mục công trình, khối lượng công việc tương ứng với các giai đoạn thanh toán mà các bên đã thỏa thuận trong hợp đồng. Đối với hợp đồng trọn gói thì khi thanh toán không yêu cầu có xác nhận khối lượng hoàn thành chi tiết.

Đối với hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh

Thanh toán trên cơ sở khối lượng thực tế hoàn thành được nghiệm thu của từng lần thanh toán và đơn giá trong hợp đồng hoặc đơn giá đã điều chỉnh theo đúng các thỏa thuận trong hợp đồng.

Đối với hợp đồng theo đơn giá cố định

Thanh toán trên cơ sở khối lượng thực tế hoàn thành được nghiệm thu của từng lần thanh toán và đơn giá trong hợp đồng.

Hồ sơ thanh toán công trình bao gồm những gì?

Trong hồ sơ thanh toán công trình cần có:

Đối với chủ đầu tư thì ngoài các loại hồ sơ thanh toán công trình trên còn phải kèm theo những hồ sơ sau:

Đối với hợp đồng theo thời gian

Thanh toán dựa trên cơ sở mức lương và các chi phí liên quan do các bên thỏa thuận trong hợp đồng nhân với thời gian làm việc thực tế được nghiệm thu.

Ý nghĩa việc lập dự toán trong xây dựng:

Việc lập dự toán thực sự là công việc cần thiết trước khi xây dựng mọi công trình để nhằm mục đích có thể đảm bảo sự khả thi và an toàn của các công trình xây dựng. Cụ thể:

– Thứ nhất, lập dự toán có ý nghĩa giúp chủ đầu tư biết được số tiền sẽ phải chi trả ra để có được công trình.

– Thứ hai, lập dự toán có ý nghĩa xác định một căn cứ để xét chọn nhà thầu.

– Thứ ba, lập dự toán có ý nghĩa giúp tìm ra một căn cứ để phê duyệt vốn đầu tư.

– Thứ tư, lập dự toán có ý nghĩa được sử dụng để làm căn cứ để thẩm tra, phê duyệt quyết toán.

Đối với việc lập dự toán công trình thì sẽ cần liệt kê ra các hạng mục cần dự tính chi phí trước, sau đó có thể đi sâu đi sát từng hạng mục cụ thể. Các hạng mục cần dự toán bao gồm:

– Công tác chuẩn bị, san lắp mặt bằng, bản vẽ thi công…

– Bảng tổng hợp kinh phí và các hệ số.

4.Yêu cầu đối với người lập dự toán:

Trước hết đầu tiên đương nhiên là phải biết đọc bản vẽ:

Tiếp đó cần biết đo bóc, phân tích và phán đoán:

Cần có khả năng sử dụng máy tính và áp dụng công nghệ:

Cần có kiến thức và kinh nghiệm thực tế về lĩnh vực:

Từ đó ta thấy được rằng, bên cạnh các kỹ năng cơ bản như đọc hiểu rõ bản vẽ, kỹ thuật, điều kiên thi công… thì người lập dự toán cần phải nắm bắt được chính xác chính sách của nhà nước tại nơi đang làm việc. Việc dự toán thực sự là tài liệu quan trọng gắn liền với thiết kế cho biết phí tổn xây dựng công trình.

Các bước triển khai lập hồ sơ thanh toán công trình

Bước 1:  Đọc kỹ hợp đồng để chuẩn bị đầy đủ tài liệu

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thanh toán công trình và hồ sơ giá trị

Bước 3: Kiểm tra các biên bản đã đầy đủ chữ ký xác nhận chưa.

Bước 4: In bìa, đóng quyển để trình Giám đốc ký trước nộp cho chủ đầu tư.

Để giúp các bạn triển khai tốt việc chuẩn bị hồ sơ thanh toán công trình, trung tâm đào tạo kỹ sư QS có cung cấp khóa học dành cho bạn. Mau chóng đăng kí để một suất học ngay nhé bạn nhé.

Các chi phí tư vấn đối với các công việc chuẩn bị để lập thiết kế xây dựng triển khai sau thiết kế cơ sở (như chi phí tư vấn lập thiết kế bản vẽ thi công, chi phí thẩm tra thiết kế, thẩm tra dự toán) đã được phê duyệt trong tổng mức đầu tư dự án kèm theo hồ sơ báo cáo nghiên cứu khả thi dự án.

Căn cứ Khoản 6 Điều 13 Nghị định số 10/2021/NĐ-CP ngày 9/2/2021 của Chính phủ quy định về quản lý chi phí, do chi phí các công việc chuẩn bị để lập thiết kế xây dựng triển khai sau thiết kế cơ sở đã được duyệt trong tổng mức đầu tư dự án, Ban Quản lý dự án (chủ đầu tư) xác định các chi phí tư vấn trên không thay đổi nên đã không quyết định phê duyệt lại các chi phí trên trước khi thực hiện lựa chọn nhà thầu (các gói tư vấn thực hiện theo hình thức chỉ định thầu rút gọn).

Theo đó, khi thực hiện thanh toán hoàn thành khối lượng công việc của các hợp đồng tư vấn các công việc chuẩn bị để lập thiết kế xây dựng triển khai sau thiết kế cơ sở, đơn vị kiểm soát chi tại Kho bạc Nhà nước yêu cầu chủ đầu tư bổ sung "Văn bản phê duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền đối với từng công việc, hạng mục công trình, công trình đối với trường hợp chỉ định thầu hoặc tự thực hiện và các công việc thực hiện không thông qua hợp đồng (trừ dự án chỉ phải lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật) theo quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều 9 Nghị định số 99/2021/NĐ-CP ngày 11/11/2021 của Chính phủ quy định về quản lý, thanh toán quyết toán dự án sử dụng vốn đầu tư công".

Ông Quang hỏi, Kho bạc Nhà nước yêu cầu cung cấp văn bản phê duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền đối với chi phí các công việc chuẩn bị để lập thiết kế xây dựng triển khai sau thiết kế cơ sở như vậy có phù hợp không?

Do các chi phí tư vấn trên đã có trong dự toán tổng mức đầu tư được duyệt tại quyết định phê duyệt báo cáo nghiên cứu khả thi dự án. Vậy, chủ đầu tư có thể cung cấp văn bản phê duyệt báo cáo nghiên cứu khả thi dự án thay thế cho văn bản Kho bạc Nhà nước yêu cầu để thanh toán hợp đồng các gói thầu trên được không?

Về vấn đề này, Bộ Tài chính trả lời như sau:

Tại Điểm b Khoản 1 Điều 9 Nghị định số 99/2021/NĐ-CP ngày 11/11/2021 về thanh toán, quyết toán dự án sử dụng vốn đầu tư công quy định:

"1. Hồ sơ pháp lý của nhiệm vụ, dự án (gửi lần đầu khi giao dịch với cơ quan kiểm soát, thanh toán hoặc khi có phát sinh, điều chỉnh, bổ sung):

... b) Đối với nhiệm vụ chuẩn bị đầu tư:

- Kế hoạch đầu tư công hàng năm được cấp có thẩm quyền giao;

- Quyết định hoặc văn bản giao nhiệm vụ chuẩn bị đầu tư của cấp có thẩm quyền (trừ trường hợp nhiệm vụ chuẩn bị đầu tư đã có trong Quyết định phê duyệt dự án hoặc Quyết định phê duyệt báo cáo kinh tế - kỹ thuật), các quyết định hoặc văn bản điều chỉnh (nếu có);

- Dự toán chi phí cho nhiệm vụ chuẩn bị đầu tư hoặc dự toán từng hạng mục công việc thuộc nhiệm vụ chuẩn bị đầu tư được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Quyết định hoặc văn bản phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu của cấp có thẩm quyền theo quy định của Luật Đấu thầu;

- Văn bản của cấp có thẩm quyền cho phép tự thực hiện đối với trường hợp tự thực hiện và chưa có trong quyết định hoặc văn bản giao nhiệm vụ chuẩn bị đầu tư của cấp có thẩm quyền;

- Hợp đồng, bảo đảm thực hiện hợp đồng (đối với trường hợp hợp đồng quy định hiệu lực của hợp đồng bắt đầu từ khi nhà thầu nộp bảo đảm thực hiện hợp đồng), phụ lục bổ sung hợp đồng trong trường hợp thay đổi các nội dung của hợp đồng (nếu có) hoặc văn bản giao việc hoặc hợp đồng giao khoán nội bộ (đối với trường hợp tự thực hiện)".

Như vậy, Kho bạc Nhà nước căn cứ các quy định nêu trên để kiểm soát hồ sơ pháp lý đối với nhiệm vụ chuẩn bị đầu tư.

Vì vậy, đề nghị ông Quang căn cứ các quy định nêu trên để thực hiện.

Bộ Tài chính trả lời vấn đề này như sau:

Tại Điểm b Khoản 1 Điều 9 Nghị định số 99/2021/NĐ-CP ngày 11/11/2021 về thanh toán, quyết toán dự án sử dụng vốn đầu tư công quy định:

"1. Hồ sơ pháp lý của nhiệm vụ, dự án (gửi lần đầu khi giao dịch với cơ quan kiểm soát, thanh toán hoặc khi có phát sinh, điều chỉnh, bổ sung):

... b) Đối với nhiệm vụ chuẩn bị đầu tư:

- Kế hoạch đầu tư công hàng năm được cấp có thẩm quyền giao;

- Quyết định hoặc văn bản giao nhiệm vụ chuẩn bị đầu tư của cấp có thẩm quyền (trừ trường hợp nhiệm vụ chuẩn bị đầu tư đã có trong Quyết định phê duyệt dự án hoặc Quyết định phê duyệt báo cáo kinh tế - kỹ thuật), các quyết định hoặc văn bản điều chỉnh (nếu có);

- Dự toán chi phí cho nhiệm vụ chuẩn bị đầu tư hoặc dự toán từng hạng mục công việc thuộc nhiệm vụ chuẩn bị đầu tư được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Quyết định hoặc văn bản phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu của cấp có thẩm quyền theo quy định của Luật Đấu thầu;

- Văn bản của cấp có thẩm quyền cho phép tự thực hiện đối với trường hợp tự thực hiện và chưa có trong quyết định hoặc văn bản giao nhiệm vụ chuẩn bị đầu tư của cấp có thẩm quyền;

- Hợp đồng, bảo đảm thực hiện hợp đồng (đối với trường hợp hợp đồng quy định hiệu lực của hợp đồng bắt đầu từ khi nhà thầu nộp bảo đảm thực hiện hợp đồng), phụ lục bổ sung hợp đồng trong trường hợp thay đổi các nội dung của hợp đồng (nếu có) hoặc văn bản giao việc hoặc hợp đồng giao khoán nội bộ (đối với trường hợp tự thực hiện)".

Như vậy, Kho bạc Nhà nước căn cứ các quy định nêu trên để kiểm soát hồ sơ pháp lý đối với nhiệm vụ chuẩn bị đầu tư.

Vì vậy, đề nghị ông Quang căn cứ các quy định nêu trên để thực hiện.

Lập dự toán hay còn gọi là dự toán trong công trình xây dựng là những thuật ngữ được sử dụng rộng rãi trong ngành xây dựng nói riêng, cũng như nội thất nhiều ngành nghề khác. Tuy chúng khá quen thuộc nhưng khái niệm và ý nghĩa của việc lập dự toán là gì thì không ít người vẫn luôn thắc mắc. Chính vì thế, để giải đáp những thắc mắc, đắn đo của các bạn trẻ sinh viên, những người làm trong lĩnh vực xây dựng hay lĩnh vực khác muốn tìm hiểu HCT mang đến cho bạn những thông tin hữu ích, để chúng ta cùng nhau tìm hiểu dự toán là gì? Ý nghĩa, mục đích và hướng dẫn lập dự toán cụ thể?

Chúng ta có thể hiểu đơn giản dự toán chính là việc dự tính các số liệu liên quan đến công việc trong thời gian sắp tới. Thông qua việc tính toán tổng thể các hạng mục, việc dự báo trước nhằm chuẩn bị chu toàn trước khi bắt tay vào triển khai kế hoạch. Cơ sở tính toán sẽ căn cứ vào các tiêu chuẩn, số liệu thực tế đã làm từ trước. Khi đó người thực hiện cần phải có một bảng số liệu cụ thể trong đó thể hiện số lượng, giá trị, thời gian cần thiết để hoàn thành các hạng mục.

Khái niệm dự toán hiện nay đã trở nên thông dụng trong lĩnh vực xây dựng. Việc đầu tiên trước khi khởi công một công trình là lập dự toán hay lập kế hoạch xây dựng cụ thể. Ở giai đoạn chuẩn bị, các nhà đầu tư cần tính toán sơ lược tổng giá trị cần có để thực hiện công trình, việc này dựa trên tiêu chí chuẩn mực, sau đó tiếp tục đưa ra các dự toán cụ thể cho từng hạng mục riêng.

Vai trò của kế hoạch dự toán cụ thể như sau:

– Là căn cứ để đàm phán, ký kết hợp đồng và thanh toán khi chỉ định thầu.

– Là cơ sở để xác định giá gói thầu và giá thành tạo ra khi đấu thầu.

– Là cơ sở để tính toán chỉ tiêu kinh tế – kỹ thuật trong việc chọn lựa các giải pháp để thiết kế xây dựng.

– Là tài liệu cho biết phí tổn tạo ra công trình, bên cạnh đó thì đây cũng là cơ sở để các chủ thể sẽ có thể lập kế hoạch đầu tư, thuyết phục các tổ chức tài chính đầu tư hay cấp phát vốn

2. Mục đích của việc lập dự toán:

Lập dự toán có thể hiểu một cách đơn giản là hình thức dự trù và liệt kê tất cả chi phí dự kiến để đầu tư xây dựng công trình.

Lập dự toán có những mục đích cụ thể như sau:

– Là để có thể dự tính được các khoản tiền phải chi trước cho các hạng mục, giúp nhà đầu tư chuẩn bị tốt khâu huy động vốn.

– Là để khi dự toán được chi phí thì nhà đầu tư dễ dàng lựa chọn nhà thầu nào cho phù hợp và tiết kiệm được kinh phí.

– Là để thông qua các bảng dự toán đã lập, nhà đầu tư có căn cứ xem xét phí tổn và giá trị của công trình được xác định từ đây. Đây cũng chính là tài liệu cần lưu trong bộ hồ sơ sau này quyết toán khi công trình hoàn thành.

-Là để làm căn cứ các con số dự tính được, nhà đầu tư sẽ lên kế hoạch đầu tư và cung cấp số liệu cho ngân hàng để ngân hàng tiến hành cấp vốn khi có nhu cầu vay.

– Là cơ sở để tính toán các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật trong việc so sánh lựa chọn các phương án thiết kế xây dựng.

– Là để đây là cơ sở cho việc ký kết hợp đồng giao nhận thầu xây lắp giữa chủ đầu tư và nhà thầu cũng như trong trong việc thanh quyết toán công trình sau khi thi công.